Optimales Mitarbeiter-Onboarding

Per Checkliste zum Erfolg

Für ein erfolgreiches Onboarding solltest du nichts dem Zufall überlassen. Denn Unternehmen, die solche Prozesse in den Fokus rücken und automatisieren, sorgen für eine schnellere Einarbeitung und ein stärkeres Zugehörigkeitsgefühl. Wie eine Checkliste dabei helfen kann.

Der Onboarding-Prozess beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und erstreckt sich bis zum Ende der Probezeit. Diese Phase ist besonders wichtig für neue Mitarbeitende und Unternehmen. Ein gelungener Ablauf sorgt in erster Linie dafür, dass die Anfangsfluktuation reduziert wird. So sparst du Zeit und Geld für den erneuten Bewerbungsprozess und riskierst keine überlasteten Arbeitskräfte, die die Vakanzzeit mit Mehrarbeit auffangen müssen. Dabei ausgesprochen hilfreich: eine Onboarding-Checkliste.

Was eine Onboarding-Checkliste beinhalten sollte

Bevor der erste Arbeitstag ansteht, empfiehlt sich die Vorbereitung eines Preboardings. Dazu zählen organisatorische Vorbereitungen wie das Einrichten einer E-Mailadresse und aller Systemzugänge, sowie die Erstellung einer (digitalen) Begrüssungsmappe mit den wichtigsten Informationen zum Unternehmen. Fordere ausserdem die nötigen Unterlagen der neuen Arbeitskraft an und füge sie zu Firmenveranstaltungen und gegebenenfalls aufkommenden Schulungsmassnahmen ein.

Für den ersten Arbeitstag sollten folgende Punkte auf der Onboarding-Checkliste zu finden sein:

Begrüssung durch die Führungskraft und Vorstellung des Teams
Übergabe von Willkommensgeschenk und Begrüssungsmappe
Einführung in den neuen Arbeitsplatz
Überreichung von Passwörtern, Telefonnummer, Arbeitsmitteln
Start des Patenprogramms mit einem Mitarbeitenden, der oder die sich bereit erklärt
Erläuterung des Einarbeitungsplans
Rundgang und gemeinsames Mittagessen mit dem Team
Besprechen der ersten Arbeitsaufträge
Abstimmung weiterer Termine: Welcome Day, IT-Einführung, Feedback-Runden, Probezeitgespräch etc.
Abschlussgespräch am Ende des ersten Arbeitstags

Digitales Onboarding

Fängt die neue Person eine Remote-Stelle an, ist das kein Problem: Das Onboarding mitsamt aller genannten Punkte lässt sich problemlos virtuell umsetzen. So oder so solltest du die Onboarding-Liste digital anlegen und sämtliche Teammitglieder, die an dem Prozess beteiligt sind, hinzufügen. Somit erkennst du auf einen Blick, welche Aufgaben bereits erledigt sind, wer für was verantwortlich ist und wann neue Tasks anstehen. Beachte bei der Erstellung nicht zuletzt die unterschiedlichen Bedürfnisse: Je nach Stelle und Position im Unternehmen verschiebt sich der Schwerpunkt in der Einarbeitung teilweise deutlich.

Ohnehin ist eine Onboarding-Checkliste kein Dokument, das du einmal anlegst und dann jahrelang unverändert verfolgst. Die Bedingungen in deinem Unternehmen und die Erwartungen deiner neuen Mitarbeiter:innen ändern sich fortlaufend – und damit auch die Anforderungen an dein Onboarding. Ein erstes Feedbackgespräch nach wenigen Tagen hilft dabei, zu erfahren, was funktioniert und was optimiert werden könnte. Das zahlt aktiv auf deine Arbeitgeberattraktivität ein.

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